Menu Management Training: Stap voor Stap

Als je een stap niet kunt uitvoeren, komt dat waarschijnlijk door je gebruikersrechten. Neem contact op met je beheerder als je denkt dat je rechten verkeerd zijn ingesteld. Alleen de beheerder kan wijzigingen aanbrengen in gebruikersrechten.

Tijd om te bouwen!

Volg de onderstaande stappen om je menu volledig in te richten:

  1. Dashboard

  2. Menu

  3. Rooms (wijken / verkooppunten)

  4. Productcategorieën

  5. Producten

  6. Combos

  7. Modifier Groups en Modifiers

  8. Inzoomen op modifiers

  9. Kortingen

  10. Modifier- en kortingsgroepen koppelen aan producten

  11. Reporting groups

  12. Menu live zetten


Stap 1: Dashboard

Log in en klik op Menu en daarna op Corporate.

Tip: Stores betekent één winkel, Corporate is meerdere winkels (keten). We raden aan om nieuwe producten altijd onder Corporate aan te maken.


Stap 2: Menu

Je ziet de pagina Menu met een bovenste balk. Klik op New Menu om een nieuw menu aan te maken.


Er opent een venster waarin je het menu een naam kunt geven en eventueel een bestaand menu kunt kopiëren.  

Tip: Meerdere menu’s kun je gebruiken om producten en prijzen per locatie aan te passen. Bijvoorbeeld: het menu in Den Haag kan hogere prijzen hebben dan in Rotterdam. Maak daarom een apart menu per locatie. 


Hierna kan je overgaan naar stap 3: "Rooms".


Stap 3: Rooms (wijken / verkooppunten) 

Klik bovenaan op Rooms. “Rooms” zijn de wijken of verkooppunten binnen je locatie. Binnen Rooms kun je verschillende regels en bestelmethoden instellen. Klik op New Room om een nieuwe wijk toe te voegen. 



1. Name – Vul de naam in, bijvoorbeeld Bar, Restaurant, Terras of Counter.

2. Room Type – Meestal “Restaurant”, tenzij je afhaal gebruikt. Voor Thuisbezorgd/UberEats vink je Third Party Room aan.

3. Room Category – Kies het type:

  • Restaurant: normale restaurantwijk met tafelservice.

  • Party: voor evenementen/partijen, handig voor administratie.

  • Terrace: scherm blijft open na bevestigen bestelling, ideaal voor snelle afrekening.

  • Bar: pop-up verschijnt bij “Betaal” met veld voor naam.

  • Beach: pop-up verschijnt bij “Betaal” met velden voor naam én telefoonnummer. Bij gebruik van KDS krijgt de gast een SMS: “Your order is ready!”

  • Drive Thru / Pickup / Delivery / Catering: zie specifieke instructies bij deze functies.

4. Ordering Options – Kies de juiste bestelwijze:

  • Instant Order: directe verkoop / balieverkoop.

  • Staged Order: bestelling wordt ingevoerd, afrekenen later.

  • Fine Dining: tafel/ticket openen, meerdere bestellingen per gast, rekening pas opvragen bij afronden.

5. Tafelnummer reeks – Bij Fine Dining: ga naar Store Level → Rooms → New Room en vul de tafelnummers in.



Wanneer alle Rooms zijn ingesteld, ga je door naar Productcategorieën. 




Stap 4: Product categories


Klik op Products → New Product Category.  


Productcategorieën groeperen producten, bijvoorbeeld: Ontbijt, Lunch, Voorgerechten, Hoofdgerechten, Dranken. Deze categorieën worden tabbladen in de kassa en handheld. 

(voorbeeld foto POS)




Klik op ''New Product Category". Dit opent een nieuw venster waar alle instellingen in staan voor alle product category. Ik zal je een voorbeeld geven met "Hoofdgerecht".


1. Geef de categorie een naam. 


2. Availability:

  • Menu's: selecteer welke menu’s deze categorie bevatten.

  • Channels: selecteer in welke kanalen deze categorie verschijnt. Als je niet wilt dat deze categorie beschikbaar is voor catering of online bestellen, selecteer deze dan niet. 

  • Room Categories: selecteer de wijken waar dit tabblad zichtbaar is.

  • Courses": Selecteer onder welke "gang" deze categorie valt.




3. Rechts in het scherm zie je het logo van een camera, klik op het wolkje met de pijl om een foto voor de categorie te uploaden. Druk op save.


4. Group Settings

Scroll in de categorie-instellingen naar beneden naar Group Settings.

Hier vind je drie secties:

  • Upcharge Groups

    • Toeslagen of extra’s die beschikbaar zijn voor alle producten binnen deze categorie.

  • Ingredient Groups

    • Voeg hier een modifier group toe die beschikbaar wordt voor alle producten in deze categorie.

    • Op de POS verschijnt deze modifier onder de blauwe knop Modifiers zodra een product wordt aangeslagen.

    • Voorbeelden en functies van deze modifiers worden toegelicht in Stap 7.

  • Discount Groups

    • Kortingen die beschikbaar zijn voor alle producten binnen deze categorie.



5. New Product Defaults

Scroll verder naar New Product Defaults.

Hier vind je acht secties met standaardinstellingen die automatisch worden overgenomen bij het aanmaken van een nieuw product binnen deze categorie. Je kunt deze instellingen later aanpassen per individueel product indien nodig.

  1. Base Modifiers

    • Modifiers die gelden voor alle producten in deze categorie.

    • Bij elk product verschijnt de modifier als pop-up bij het aanslaan.

  2. Tag Groups

    • Tags die beschikbaar zijn voor alle producten in de categorie.

  3. Default Price

    • Standaard prijs voor producten binnen deze categorie.

  4. Default Tax Rate

    • Het standaard belastingtarief wordt automatisch toegewezen bij het pushen van het menu naar individuele winkels.

  5. Default Cost to Restaurant

    • De kostprijs van het basisproduct voor jouw restaurant. Handig voor rapportages.

  6. Default Size Group

    • Standaard grootte-opties voor producten binnen de categorie.

  7. POS Button Colour

    • Kies welke kleur de categorieknop op de POS moet tonen.

  8. Default Reporting Groups

    • Selecteer onder welke categorie de artikelen verschijnen in rapportages.

    • Meestal dezelfde categorie, soms ook een andere (bijv. een Caesar salade onder “Salads” én “Lunch”).

Tip:

  • Als je een nieuwe productcategorie maakt (bijvoorbeeld Desserts), maak deze eerst aan in Corporate.

  • Schakel daarna over naar Stores om een default printer in te stellen (bijvoorbeeld: alle desserts uit de Koude Printer).

  • Zo worden nieuwe producten automatisch gekoppeld aan de juiste printer. Alleen Primary Printer invullen is voldoende.



Dit was het einde van de uitleg over "New Product Categories", je kunt door naar stap 5. 




Stap 5: Products 

Nieuw product aanmaken

  • Klik bovenaan op Products → New Product.

  • Wissel van het Settings-tabblad naar het Products-tabblad om een nieuw product toe te voegen.

  • Er verschijnt een venster om het nieuwe product in te voeren.

Productnaam invullen

  • Product Name: hoe het product wordt weergegeven in het systeem.

  • Company Name: naam die je op de kassa ziet; korte naam voor overzichtelijkheid.

    • Bijvoorbeeld: Fl Chardonnay

  • Customer Name: naam die de gast ziet op de rekening of Self Service Kiosk.

    • Bijvoorbeeld: Fles Chateau Bourgogne Chardonnay

Prijs en belasting instellen

  • Vul Price, Cost to Restaurant en Tax in


Productbeschrijving

  • Product Description: korte uitleg van het product zoals het online te zien is.

Printerinstellingen

  • Primary / Secondary Printer: kies waar het product naartoe gaat (bijv. keuken, bar).

  • Meestal is dit al ingesteld bij het aanmaken van de categorie. Alleen aanpassen als je een product naar een andere printer wilt sturen.

zoals uitgelegd in NEW PRODUCT CATEGORIES. Stel je hebt toch een product in bv categorie Hoofdgerechten die bij de koude printer eruit moet komen, kun je dit hier aanpassen. Zie afbeeldingen.


Product Modifiers

  • Scroll naar beneden naar Product Modifiers.

  • Voeg deze later toe zodra alle productgroepen klaar zijn (zie stap over modifiers).



Stap 6: Combos toevoegen

Wat is een combo?
Een combo is een combinatie van producten die je als één item verkoopt.
Bijvoorbeeld: een sandwich met een drankje en friet voor een vaste prijs. Zo kan je gasten makkelijk extra opties aanbieden en je omzet verhogen.


Een nieuwe combo maken

  1. Klik bovenaan op Combos → New Combo.

    • Er verschijnt een venster om je nieuwe combo in te voeren.

Vul de basisgegevens in:

  • Combo Name: de naam van de combo.

  • Price: de prijs van de combo.

  • Sales Tax: het belastingtarief wordt automatisch ingesteld voor de winkels waar het menu naartoe wordt gepushed.

  • Available: vink aan of de combo zichtbaar moet zijn op de kassa.

  • Menu: kies in welk menu de combo wordt weergegeven.

  • Display as Product: vink aan om de combo als eigen product op de kassa te tonen.

  • Combo Categories: kies de categorieën waarin de combo verschijnt als Display as Product is ingeschakeld.

  • Klik op het wolkje met het pijltje om een foto van de combo toe te voegen.


Wanneer je de bovenste stappen hebt voltooid, kan je naar beneden scrollen waar staat "Combo Sections".



Combo Sections instellen

  1. Scroll naar beneden naar Combo Sections.

  2. Klik op New Section om een sectie aan te maken (bijvoorbeeld “Sandwich”, “Drankje”, “Friet”).

  3. Vul in:

    • Naam van de optie binnen de combo.

    • Selecteer de producten die in deze sectie inbegrepen zijn.

    • Voeg een toeslag toe indien nodig.

    • Wil je standaard producten instellen? Vink dan Default aan.

  4. Upsell-optie:

    • Vink Section products trigger combo aan.

    • Elke keer wanneer een klant een individueel product kiest op de kassa, wordt gevraagd of hij/zij de combo wil toevoegen.

    • Dit helpt personeel om makkelijk extra verkopen te stimuleren en je omzet te verhogen.



Dit was het einde van de uitleg over "Combo's", je kunt door naar stap 7. 


Stap 7: Modifier Groups en Modifiers 


Wat zijn modifiers?
Modifiers zijn extra’s of aanpassingen die je kunt toevoegen aan een product of productcategorie. Bijvoorbeeld: sausopties, toppings of portiegrootte.

Er zijn drie soorten modifiers:

  1. Ingredient Modifiers

    • Productaanpassingen of toevoegingen: bakwijze, toppings, sauzen, dressings, opties of uitzonderingen.

  2. Size Modifiers

    • Maatopties: klein, middel, groot of 250ml, 330ml, 500ml, etc.

  3. Tags

    • Beschrijvende modificaties, zoals extra, minder, etc.

    • Ze beïnvloeden de prijs niet, maar geven aanpassingen weer voor personeel en klanten.

    • Voorbeeld: minder dressing.


1. Ingredient Modifiers toevoegen 

Klik op Modifiers → New Group onder Ingredient Modifiers. 

 

 

Vul de instellingen van de groep in:

  • Name: naam van de modifiergroep (bijv. Bar Extra, IJs Toppings).

  • Base Options: aantal standaard opties per product (bijv. maximaal 3 toppings voor softijs).

  • Default Base Price: standaardprijs voor de modifiers in deze groep.

  • Upcharge Options: extra kosten bovenop de basisprijs.

  • Default Upcharge Price: standaardprijs voor extra opties.

Voorbeeld: Je mag zoveel burger-toppings kiezen als je wilt, maar voor softijs mag je slechts 3 toppings gratis toevoegen. Voor elke extra topping betaal je €0,25. 

Wissel naar het Modifiers-tabblad om individuele modifiers toe te voegen:

  • Name: naam van de modifier (bijv. zonder tomaat, met citroen, met slagroom).

  • Base: wordt automatisch geselecteerd bij het aanslaan van het product.

  • Extra: kies prijsopties: optellen, vermenigvuldigen of vaste prijs.


Advanced Settings:

  • Available on SSK: beschikbaar voor klanten op de Self Service Kiosk.

  • Available Online: beschikbaar voor klanten online.

  • Non-Discountable: in zeldzame gevallen blijft de modifierprijs onveranderd, ook bij kortingen of promoties.

  1. Klik op Save & Close.






2. Size Modifiers toevoegen

  1. Klik op + New Group en wissel naar het Modifiers-tabblad.

  2. Vul in:

    • Name: naam van de groep (bijv. Portiegrootte).

  3. Advanced Settings:

    • Available on SSK: beschikbaar op Self Service Kiosk.

    • Available Online: beschikbaar online.

    • Non-Discountable: modifier blijft prijs behouden bij kortingen.

  4. Klik op Save & Close.



3. Tags toevoegen 


  • Klik op + New Group → Tags.

  • Vul in:

    • Name: naam van de taggroep.

    • Name of Tag: naam die zichtbaar is op de POS.

  • Klik op Save & Close.



Resultaat:

  • De modifiers verschijnen nu correct op de POS en Self Service Kiosk.

  • Je menu heeft hiermee de basisopties compleet en klaar voor gebruik.

  • In de volgende stappen kun je extra opties toevoegen om je gasten nog beter te bedienen en de service te optimaliseren.



Stap 8: Inzoomen op Modifiers

  • Klik bovenaan op Products en kies de Product Category waar je modifiers voor wilt bekijken of aanpassen.

  • Scroll naar beneden naar Product Modifiers en Preselected Modifiers.

Wat je hier doet:

  • Modifiers die aan een product zijn toegevoegd verschijnen als pop-up op de kassa en in de webshop.

    • Bijvoorbeeld: bakwijze van een stuk vlees.

  • Preselected Modifiers zijn de standaardopties die vooraf geselecteerd zijn.

    • Bijvoorbeeld: bij een steak staat “medium” als standaard ingesteld.

Preselected Modifiers

  • Als je wilt dat een ingrediënt standaard bij een product wordt geleverd, markeer het dan als preselected.

  • Wil je dat het ingrediënt niet wordt toegevoegd tijdens een bestelling? Deselecteer het.

    • De keuken ontvangt automatisch een melding dat het product zonder dit ingrediënt moet worden bereid.

  • Op de KDS (Kitchen Display System) kun je instellen of preselected modifiers wel of niet zichtbaar zijn.

    • Meestal worden ze verborgen, omdat medewerkers meestal precies weten hoe het product gemaakt moet worden.

Hidden Modifiers

  • Sommige modifiers zijn niet relevant voor een product.

    • Bijvoorbeeld: bakwijze-opties bij dranken zijn niet nodig.

  • Je kunt deze modifiers verbergen per product.

    • Zo verschijnen ze niet op de kassa of webshop.


Modifiers instellen voor KDS

  1. Ga naar: Dashboard → Stores → Store Overview → Settings.

  2. Scroll naar KDS en klik op Edit.

  3. Schakel de functies rondom Modifiers aan of uit, afhankelijk van hoe je ze wilt tonen op het KDS.

Dit zorgt ervoor dat je de juiste modifiers zichtbaar hebt, de standaardopties goed ingesteld zijn en je keuken precies weet wat er besteld is.







Stap 9. Discounts

 


Stap 9: Kortingen instellen

Wat zijn kortingen?
Er zijn twee soorten kortingen in WaiterPro:

  1. Item Discounts

    • Kortingen die alleen van toepassing zijn op een individueel product.

  2. Order Total Discounts

    • Kortingen die het totaalbedrag van een bestelling beïnvloeden.

Item Discounts aanmaken

  1. Klik bovenaan op Discounts → New Group.

    • Er verschijnt een venster om een nieuwe kortingsgroep in te stellen.

  2. Vul in:

    • Name: naam van de kortingsgroep.

    • Aantal kortingen: kies hoeveel keer deze korting toegepast kan worden:

      • Unlimited Options: ongelimiteerd toepassen.

      • One Option: slechts één keer per product.

      • Specific Amount: stel een maximaal aantal in.

    • Available for Which Menus: selecteer op welk menu of welke locatie de korting actief is.

  3. Voeg individuele kortingen toe:

    • Ga naar het volgende tabblad.

    • Name: naam van de korting.

    • Type korting: kies uit € off, % off of Fixed price.

    • Active: vink aan om de korting te gebruiken; vink uit om deze tijdelijk niet beschikbaar te maken.


Soorten kortingen op de WaiterPro POS

De WaiterPro POS ondersteunt twee verschillende soorten kortingen: korting op een product en korting op de gehele bestelling.

1. Productkorting (Item Discount)

  • Deze korting heeft alleen invloed op de prijs van een specifiek product.

  • Voorbeeld: een drankje van €5,00 heeft 10% korting. De korting wordt alleen op dat drankje toegepast, niet op andere producten in de bestelling.

  • Productkortingen zijn ideaal voor acties op individuele items, zoals een “Happy Hour” drankje of een speciale aanbieding op een menu-item.

2. Kortingen op het totaalbedrag van een bestelling (Total Order Discount)

  • Deze korting heeft invloed op het gehele totaalbedrag van de bestelling, ongeacht hoeveel producten er zijn besteld of welke producten het zijn.

  • Voorbeeld: je geeft een korting van €5,00 op de hele bestelling van een klant van €30,00. Het eindbedrag wordt direct verlaagd, ongeacht welke producten zijn besteld.

  • Total Order Discounts zijn handig voor algemene promoties zoals feestdagenkortingen, verjaardag aanbiedingen of bundelkortingen die op de hele rekening moeten gelden.

Kort samengevat:

  • Productkorting: alleen effect op het geselecteerde product.

  • Total Order korting: effect op het volledige bestelbedrag, ongeacht het aantal of type producten.

Door dit verschil goed te begrijpen, kunnen klanten van WaiterPro eenvoudig bepalen welke kortingen ze willen toepassen en hoe ze hun acties het beste kunnen instellen.




Stap 10: Modifier Groups en Discount Groups toepassen op Producten

In deze stap kun je modifiers en kortingen tegelijk toepassen op een hele productcategorie, zodat je niet elk product apart hoeft aan te passen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.


  • Klik op Products en kies de Product Category die je wilt aanpassen (bijvoorbeeld: Ontbijt).

  • Klik linksboven op het Settings-tabblad.

  • Scroll naar beneden naar Group Settings. Hier zie je drie opties:

    • Upcharge Groups

    • Ingredient Groups

    • Discount Groups




Upcharge Groups

  • Voeg hier toeslagen toe die van toepassing zijn op alle producten in de categorie.

  • Voorbeelden bij Ontbijt: Extra Jam, Extra Bacon, Extra Slagroom.

  • Deze worden automatisch als optie aangeboden op de kassa en POS.

Ingredient Groups

  • Voeg hier modifiers toe die beschikbaar zijn voor alle producten in deze categorie.

  • Deze verschijnen op de POS onder de blauwe knop Modifiers.

  • Voorbeelden bij Ontbijt: Wit Brood, Meergranen Brood, Doorgebakken, Geen Boter.

  • Dit helpt de keuken om duidelijk te weten welke aanpassingen gasten willen.

Discount Groups

  • Voeg hier kortingen toe die gelden voor alle producten in de categorie.

  • Bijvoorbeeld: 10% korting op ontbijtproducten tijdens de ochtenduren.



Stap 11: Reporting Groups instellen

Reporting groups helpen je om inzichten en statistieken uit het systeem te halen. Je kunt bij elk product Primary en Secondary reporting groups instellen:

Primary Reporting Groups

  • Worden gebruikt voor boekhouding en btw-verwerking.

  • Voorbeelden: Keuken, Bar, Events.

  • Tip: gebruik niet te veel primaire groepen om het overzichtelijk te houden.

Secondary Reporting Groups

  • Worden gebruikt voor diepere statistieken en analyses.

  • Voorbeelden: Koffie/Thee, Wijn, Fris, Vlees.

  • Je kunt meerdere secondary groups aan een product koppelen.


Stap 12: Menu live zetten (Pushen)

  1. Klik bovenaan op Menu.

  2. Klik op het menu dat je live wilt zetten.

  3. Klik op Schedule Push.

  4. Stel de dag en het tijdstip in waarop het menu live moet gaan.

    • Let op: dit moet een tijdstip in het verleden zijn als je het direct wilt publiceren.

    • Tip: plan menu-pushes tijdens gesloten uren van de locatie.

    • Alle tijden zijn volgens de lokale tijd van de locatie.

  5. Klik op Save & Schedule.






Gefeliciteerd!
Je basismenu is nu klaar en live gezet op je kassa’s en POS-systemen.

Wil je nog verder gaan? Dan kun je daarna aan de slag met "Menu Management: Geavanceerde Instellingen"  om je dashboard en menu helemaal op maat in te stellen.